Mil gracias por tu respuesta, si de algo sirve aún  esta es la  versión: saas-18.2.

Hola! si ya tenes una pagina web, podes implementar el modulo de HelpDesk, sino, podrias usar el CRM como medium, marcar que los leads desde tu pagina web vayan al mismo, y desde cada uno de los leads podes colocarlos en la fase que desees, Luego para el tema de notificar al cliente, yo diria uqe lo mejor es armar una plantilla y manualmente enviarla, sin embargo, si confias en los procesos de cada fase, podrias automatizarlo desde Studio. 

Respecto a PDF, Video, Etc, como no conozco tu flujo de trabajo como tal, te sugeriria que mires un poco de los videos de 
Helpdesk:
https://www.odoo.com/es_ES/slides/helpdesk-51
CRM:
https://www.odoo.com/es_ES/slides/crm-16

para ver cual es el que mejor se acomoda a tus necesidades.


Si tenes experiencia y conocimiento de HTML, XML y python, podrias revisar STUDIO para automatizar, Pero es un gran salto ese... 

Seria bueno tambien que aclares que version y tipo de Odoo estas usando (entreprice, .sh, Saas/online, comunity) v17, v18, v19...

En fin.. Suerte con eso! espero haberte ayudado aunque sea un poco.