Beyens-Lepeire bv

Regio Gistel
Projectbeheer, tijdsregistratie, sales, planning en facturatie via Odoo 19
Vorige software: Excel

Over de klant

Tuinen Stijn Beyens is actief in tuinaanleg en onderhoud. Het bedrijf werkt zowel voor particuliere als professionele klanten. Door de groei van het aantal werven en onderhoudscontracten ontstond de behoefte aan een centraal systeem voor urenregistratie, planning en facturatie.

Uitdaging

Tijdregistratie gebeurde gedeeltelijk manueel en via verschillende kanalen. Dit zorgde voor extra administratie, risico op fouten en beperkte nacalculatie. De zaakvoerders zochten een oplossing waarin uren, projecten, planning en facturatie één geheel vormen.

Belangrijk was dat werknemers eenvoudig mobiel moeten kunnen inboeken op de werf, zonder overbodige knoppen of modules.

Oplossing door Alpha ERP Solutions

Wij implementeerden Odoo 19 op een dedicated server, met gebruik van de modules Sales, Project, Planning en Facturatie. Het systeem werd ingericht om in de praktijk snel, eenvoudig en foutloos te werken.

Kernfunctionaliteiten

• Werkmannen registreren uren per project en per taak

• Geregistreerde uren worden automatisch toegevoegd aan het verkooporder, gereed voor facturatie

• Werknemersinterface is bewust minimalistisch: enkel Project en toegewezen taken zichtbaar

• De toepassing wordt mobiel gebruikt door 2 mobile teams van telkens 2 tuinmannen.

• Administratie en zaakvoerders beschikken over volledige toegang voor planning, opvolging en facturatie

Resultaat en impact

Tuinen Stijn Beyens werkt voortaan met één centrale omgeving voor projecten, urenregistratie en facturatie. De administratie hoeft geen dubbele invoer meer te doen, nacalculatie is betrouwbaarder en facturen worden sneller verwerkt.

De geschatte efficiëntiewinst bedraagt ongeveer 30 procent in tijdsbesteding rond registratie en facturatie.