Belgium Hospitality Club
Klantprofiel en uitdaging
Belgium Hospitality Club is de partner die toeleveranciers uit diverse sectoren verenigt in een professioneel netwerk. Hun doel: kennisdeling, leadgeneratie en samenwerkingen stimuleren tussen leden en de verschillende industrieën. Van netwerkevents tot gezamenlijke beurzen zoals Horeca Expo.
De groei van het ledenbestand en het toenemend aantal activiteiten legden de beperkingen van hun bestaande tools bloot: een statische website, losse contactlijsten, handmatige communicatie en geen centraal overzicht van leads of ledeninteracties.
Waarom koos BHC voor OBS Solutions
Met Odoo 18 bouwden we een volledig geïntegreerd platform voor communicatie, ledenbeheer en eventorganisatie. Geen maatwerk, wél strategische keuzes in standaardmodules.
Oplossing & implementatie
Website met formulieren
De bestaande website werd herbouwd in Odoo, voorzien van intuïtieve webformulieren voor lidmaatschapsaanvragen, contactverzoeken en eventregistraties. Inzendingen worden automatisch doorgestuurd. Mooie vormgeving, mobielvriendelijk en eenvoudig te beheren door het team zelf.
Projecten (vragenbeheer)
Inkomende vragen van leads, partners of geïnteresseerde bezoekers worden automatisch omgezet naar projecttaken. Zo volgt het team elke aanvraag gestructureerd op met duidelijke deadlines, verantwoordelijken en statusupdates. Geen mailtjes meer die verloren gaan.
Contacten (ledenbeheer)
Alle leden, sponsors en partners worden centraal beheerd met gestructureerde tags en koppelingen naar deelname aan evenementen, verzonden nieuwsbrieven en facturatiegeschiedenis.
Evenementen
BHC organiseert jaarlijks verschillende netwerkevents. Via de Odoo Event-module worden deze nu professioneel beheerd: van uitnodiging tot inschrijving, ticketing en deelnemerslijsten. Alle communicatie gebeurt rechtstreeks via het platform, en elke inschrijving wordt automatisch gelinkt aan de juiste contactfiche.
Verkoop & facturatie
Lidmaatschappen, sponsoring of eventbijdragen worden voortaan automatisch gefactureerd op basis van offertes of directe verkooporders. De boekhoudmodule verwerkt betalingen, koppelt ze aan banktransacties en houdt overzicht over openstaande saldi.
E-mailmarketing
De nieuwsbriefcampagnes zoals aankondigingen van events of partnernieuws worden verstuurd via Odoo E-mailmarketing. Dankzij de segmentatie op type lid, interessegebied of eventdeelname kunnen nieuwsbrieven gerichter en effectiever worden ingezet. Rapportage geeft inzicht in open-ratio’s en clicks.
Belangrijkste voordelen na de implementatie
Volledige integratie: Van websiteformulier tot factuur en opvolging – alles in één flow.
Professionalisering van ledenbeheer: Eén centrale ledenfiche met volledige historiek.
Snellere opvolging van vragen: Via projecttaken en automatische toewijzing worden to do’s eenvoudig opgevolgd, ook door collega’s bij vakantie periodes.
Tijdswinst bij communicatie: E-mailcampagnes en eventuitnodigingen verlopen vlot, zonder externe tools.
Schaalbaarheid: BHC is klaar voor verdere groei in leden, evenementen en activiteiten zonder bijkomende complexiteit.
