Bjornies

Succesverhaal van Bjornies

Bjornies is een ambachtelijke ijsmakerij met meerdere winkels, een populaire ijswagen en een groeiend netwerk in retail en groothandel (o.a. Jumbo). Hun assortiment varieert van schepijs tot retailverpakkingen, met verkoop via winkels, evenementen, webshop en B2B.

Ondanks het succes werkte Bjornies met een versnipperd IT-landschap: een Wix-webshop, losse kassasystemen, papieren voorraadlijsten en manuele inkoopprocedures. Dit leidde tot foutgevoeligheid, inefficiëntie en gebrek aan overzicht.

Wat was de aanleiding voor de nieuwe softwareoplossing?

Bjornies koos voor OBS Solutions dankzij hun ervaring in retail, food & productie en hun pragmatische aanpak. De belofte om zoveel mogelijk te standaardiseren binnen Odoo en tegelijk de unieke werking van Bjornies (ijswagen, meerdere verkoopkanalen, eigen productie) te ondersteunen, gaf het nodige vertrouwen.

De combinatie van lokale aanwezigheid, hands-on begeleiding en de vaste projectaanpak van OBS maakte voor Bjornies het verschil.

Belangrijkste uitdagingen:

• Offerteaanvragen via verschillende kanalen (Wix, e-mail, Vcita) zonder centraal overzicht.
• Kassasystemen niet gekoppeld aan voorraad of klantenbeheer.
• Manuele prijsafspraken met retailers, zonder digitale prijslijsten of historiek.
• Papieren inkoop- en voorraadbeheer, zonder realtime inzicht.
• Geen integratie tussen productie, stock en verkoop.
• Beperkte rapportering en geen uniforme klantbeleving.

Oplossing en Odoo implementatie

OBS Solutions implementeerde een volledig geïntegreerde Odoo-omgeving, die alle bedrijfsprocessen van Bjornies samenbrengt.

CRM & Sales

• Offerteaanvragen rechtstreeks in Odoo CRM.
• Volledig dossierbeheer per aanvraag (documenten, communicatie, opvolging).
• B2B-portaal en webshop geïntegreerd in Odoo.
• Automatische verwerking van prijsafspraken en kortingen via klant-specifieke prijslijsten.

POS & Winkels

• Odoo-kassa’s in alle filialen, gekoppeld met voorraad en facturatie.
• Digitaal kasbeheer en realtime rapportage per filiaal.
• Integratie met Bancontact en QR-facturatie.

Inkoop & Voorraadbeheer

• Digitale registratie van leveranciers en prijslijsten met historiek.
• Automatische bestelvoorstellen op basis van min/max voorraad en productiebehoefte.
• Realtime inzicht in stock per locatie (productie, winkels, ijswagen).
• Interne leveringen en digitaal aftekenen van leverbonnen.

Productie

• Recepturen (BOMs) geregistreerd in Odoo, gekoppeld aan kostprijzen.
• Automatische productieorders op basis van verkoop en voorraad.
• Grondstoffen worden automatisch afgeboekt, afgewerkte producten geboekt op voorraad.
• Inzicht in batchkosten en marges.

IJswagen

• Online boekingssysteem geïntegreerd met Odoo CRM.
• Live tracking gelinkt aan klantendossiers.
• Volledig beheer van planning, contracten en facturatie in Odoo.

Boekhouding & Facturatie

• Facturatie rechtstreeks vanuit POS, webshop en CRM.
• Betalingsopvolging in realtime beschikbaar.
• Integratie met externe boekhouding blijft mogelijk, met Odoo als centraal systeem voor interne rapportering.

Welke processen zitten er in Odoo?

Wat waren de belangrijkste voordelen na de Odoo implementatie van OBS Solutions?

1. Centraal overzicht

Eén digitaal platform voor CRM, verkoop, voorraad, productie en boekhouding.

Voordelen:

• Alle bedrijfsprocessen op één plek
• Minder versnipperde informatie
• Betere samenwerking tussen afdelingen

2. Efficiëntieboost

Geen papieren lijsten meer – alles digitaal en realtime.

Voordelen:

• Tijdsbesparing door automatisatie
• Minder kans op menselijke fouten
• Direct inzicht in actuele data

3. Betere klantbeleving

Snellere opvolging van aanvragen, duidelijke communicatie en transparante facturatie.

Voordelen:

• Hogere klanttevredenheid
• Meer vertrouwen door transparantie
• Snellere doorlooptijden van offerte tot factuur

4. Inzicht & controle

Realtime dashboards met verkoopcijfers, voorraadstanden en productieplanning.

Voordelen:

• Altijd toegang tot actuele KPI’s
• Betere besluitvorming
• Meer grip op planning en resources

5. Toekomstbestendig

Klaar voor groei via nieuwe winkels, extra retailers of uitbreiding van het assortiment.

Voordelen:

• Systeem groeit mee met de organisatie
• Flexibel inzetbaar voor meerdere verkoopkanalen
• Ondersteunt schaalvergroting zonder complexiteit

Conclusie

Dankzij OBS Solutions beschikt Bjornies vandaag over een performant en schaalbaar ERP-systeem. Waar voorheen manuele lijsten en versnipperde tools de werking vertraagden, is er nu één geïntegreerd platform dat alle activiteiten ondersteunt – van schepijs in de winkel tot leveringen aan groothandel en het boeken van de ijswagen.

Bjornies kan zich zo volledig focussen op wat ze het beste doen: klanten verwennen met ambachtelijk ijs.