Smarthome Domotica

Weg met het handmatige werk. Hoe Smarthome Domotica overstapte van Acto naar Odoo.

50 tot 100 inkoopfacturen per week. Allemaal met de hand overtypen. En dan nog een systeem dat traag is ook. Smarthome Domotica besloot: dit kan beter.

Wie is Smarthome Domotica?

Smarthome Domotica installeert en onderhoudt domotica en smarthome oplossingen. Met een team van monteurs dat dagelijks bij klanten op locatie werkt en een kantoor dat de offertes, inkoop en facturatie verwerkt, draait dit bedrijf op de combinatie van vakmanschap en goede logistiek.

De uitdaging: een systeem dat het werk vertraagde in plaats van versnelde

Het systeem Acto was te traag. Inkoopfacturen werden handmatig ingevoerd, want een scan- en herkenfunctie ontbrak. De offerte had geen koppeling met de factuur, waardoor gegevens dubbel ingevoerd moesten worden. En monteurs hadden onderweg geen mobiel inzicht in hun opdrachten.

De wens was helder: een intuïtief systeem dat gewoon snel werkt, van offerte tot factuur in één lijn, met een mobile app voor monteurs en automatische verwerking van inkoopfacturen.

De aanpak: van inventarisatie tot volledig geïntegreerd systeem

KJ startte met een grondige verdiepingsslag om alle processen, uitzonderingen en specifieke wensen in kaart te brengen. Op basis daarvan werd Odoo ingericht voor het volledige traject.

Contacten, CRM en verkoop werden als eerste ingericht, zodat offertes direct de basis vormen voor de verdere order- en factuurverwerking. Facturatie en boekhouding werden geconfigureerd inclusief een iDeal-koppeling in de factuurmail. Offertelay-out en documenten werden afgestemd op de huisstijl van Smarthome Domotica. Mail werd gekoppeld zodat in- en uitgaande communicatie via Odoo loopt. Een WhatsApp-module werd onderzocht en ingericht voor klantcommunicatie.

Het resultaat

Smarthome Domotica werkt nu met één geïntegreerd systeem voor CRM, offertes, projecten, facturatie en boekhouding. Inkoopfacturen worden automatisch herkend en verwerkt. Monteurs hebben mobiel toegang tot hun opdrachten. Het handmatige overtypen behoort tot het verleden.

Herken je dit?

Installatiebedrijven en technische dienstverleners werken vaak met systemen die ooit voldeden maar mee moeten groeien met het bedrijf. KJ Software helpt je om de overstap te maken naar één systeem dat het werk versnelt in plaats van vertraagt.

Benieuwd wat dat voor jouw organisatie betekent? Ga naar www.kjsoftware.nl en plan een vrijblijvende kennismaking in.