BV HELS

 Over de Klant

BV Hels is een van de grootste logistieke kantoren in de Belgische eventsector. Ze zijn actief betrokken bij de logistieke organisatie van festivals, sportevenementen, concerten en grootschalige producties.

Met een team van meer dan 250 medewerkers is heldere communicatie, een duidelijke structuur en een strakke planning van cruciaal belang.

Hun visie op digitalisatie en schaalbare processen leidde tot de keuze voor Odoo als centrale bedrijfssoftware.

 Onze Aanpak

We bouwden een digitale structuur waarbij offertes in Odoo automatisch evolueren naar projecten, gekoppeld aan een personeelsplanning in Connecteam.

Door Odoo als basislaag te gebruiken voor verkoop, facturatie en projectbeheer, creëerden we één centraal platform voor administratie en rapportering, naadloos geïntegreerd met een externe tool die gespecialiseerd is in fieldplanning.

 Gebruikte Odoo-apps

• Verkoop – offertebeheer inclusief digitaal ondertekenen

• Projectbeheer – automatische aanmaak van opdrachten na goedgekeurde offerte

• Facturatie – automatische vertaling van projectprestaties naar facturen

• Werknemers – databank van personeelsleden met bijhorende vaardigheden

 Koppeling met Connecteam

Voor de complexe personeelsplanning werd gekozen voor Connecteam, een externe planningstool die volledig gesynchroniseerd is met Odoo. De koppeling werd volledig op maat ontwikkeld en bevat:

• Synchronisatie van werknemers

Werknemers en hun relevante vaardigheden, functies en beschikbaarheden worden automatisch gesynchroniseerd van Odoo naar Connecteam.

• Planning van shifts

Vanuit Odoo-projecten worden shifts gegenereerd in Connecteam, inclusief locatie, tijdstip, taakomschrijving en benodigd profiel. Hels beheert hier tot wel 2000 te plannen shifts per project.

• Tijdregistratie en verslagen

Na uitvoering van de shift worden gewerkte uren en eventuele opmerkingen automatisch teruggekoppeld naar Odoo, waar ze gekoppeld worden aan het juiste project en doorgaan naar de facturatieflow.

• Skill matching

De koppeling houdt rekening met de skills van werknemers om enkel de juiste personen in te plannen voor specifieke taken of functies binnen een event.

 Meerwaarde

• Vlotte offerteflow van aanvraag tot ondertekende opdracht

• Automatische opstart van projecten en personeelsplanning

• Geen manuele input tussen planning, uitvoering en facturatie

• Real-time communicatie met het volledige team

• Planningstool die schaalbaar is voor de grootste evenementen van België

 Tags

Sector: Eventlogistiek, Planning, Dienstverlening

Apps: Verkoop, Projecten, Facturatie, Werknemers

Integraties: Connecteam

Thema’s: Digitale planning, Tijdsregistratie, Vaardighedenbeheer, Events, Shifts