STICHTING PLATFORM ONDERNEMEND MEIERIJSTAD

Vier organisaties, één systeem. Hoe Platform Ondernemend Meierijstad de wirwar van tools achter zich liet. POM verbindt ondernemers in de regio Meierijstad. Vitaal Veghel, Glasnet Veghel, Ondernemend Veghel en het platform zelf. Vier initiatieven, vier administraties, en een heel stel losse systemen die niet met elkaar praatten.

Wie is Platform Ondernemend Meierijstad?

Platform Ondernemend Meierijstad is een stichting die ondernemers in de regio verbindt via initiatieven als Vitaal Veghel, Glasnet Veghel en Ondernemend Veghel. De organisatie draait op gedreven mensen en een sterk netwerk. Jos en zijn team beheren ledenadministraties, organiseren evenementen, versturen mailings en houden contracten en contributies bij voor meerdere entiteiten tegelijk.

De uitdaging: acht systemen die elk hun eigen ding deden

POM werkte met een combinatie van Perfectview voor het CRM, AFAS voor de facturatie van vier administraties, Mailchimp voor mailings, Typeform voor enquêtes, een aparte bijeenkomstenmodule en afzonderlijke websitehostings voor Vitaal, Glasnet en Ondernemend Veghel. De systemen waren deels aan elkaar gekoppeld, maar die koppelingen vroegen voortdurend onderhoud en zorgden voor technische schuld bij elke upgrade.

Contracten en contributies werden jaarlijks handmatig gefactureerd. Informatie over leden en statussen viel tussen wal en schip en werd bijgehouden in losse Excel-bestanden. Ellen en Marjon besteedden structureel tijd aan het handmatig up-to-date houden van lijsten die eigenlijk automatisch bij moesten werken. En de grenzen van Perfectview kwamen in zicht: de groeiende behoefte aan ledeninzicht kon het systeem niet bijbenen.

De gecombineerde jaarlijkse kosten van alle losse tools bedroegen ruim €5.500.

De aanpak: vier administraties onder één dak

KJ richtte Odoo in als centraal platform voor alle vier de entiteiten. Alle contacten, leden, contracten en abonnementen werden geïmporteerd. Contributies worden nu automatisch gefactureerd via de abonnementsmodule, inclusief incassomachtigingen. E-mailmarketing, enquêtes en evenementenbeheer lopen vanuit hetzelfde systeem. De boekhouding voor de entiteiten werd ingericht in Odoo, waarmee AFAS werd vervangen.

Elke entiteit heeft zijn eigen administratie in Odoo, maar alles is centraal beheerbaar. Geen onderhoudsgevoelige koppelingen meer tussen losse systemen. Geen Excel-lijsten die handmatig worden bijgehouden.

Het resultaat

POM werkt nu vanuit één systeem. Alle vier de entiteiten zijn erin ondergebracht. De losse abonnementen op Perfectview, AFAS, Mailchimp en Typeform konden worden opgezegd. Ellen en Marjon werken efficiënter en hebben direct inzicht in leden, contracten en factuurstatussen.

Herken je dit?

Verenigingen, platforms en stichtingen werken vaak met een lappendeken aan tools die elk hun eigen abonnement en beheer vragen. KJ Software helpt je om dat samen te brengen in één systeem, ook als je meerdere entiteiten beheert.

Benieuwd wat dat voor jouw organisatie betekent? Ga naar www.kjsoftware.nl en plan een vrijblijvende kennismaking in.