Auf einen Blick:
Gastronovi, ein führender Anbieter von Cloud-Software für die Gastronomie, nutzt Odoo seit 2015 als zentrales Betriebssystem. Durch die Zusammenführung von CRM, Abonnements und Buchhaltung in einer Single Source of Truth verdoppelte das Unternehmen seine Produktivität. Mit über 140 eigenen Odoo-Erweiterungen und einem Inhouse-Entwicklerteam onboardet Gastronovi heute 300+ Neukunden pro Monat und beweist damit die enorme Skalierbarkeit von Odoo für wachstumsstarke IT-Unternehmen.
Name des Unternehmens: Gastronovi
Standort: Bremen, Deutschland
Branche: IT
Gegründet: 2008
Unternehmensgröße: 100+
Odoo-Benutzer: 100+
Hostingtyp: On-Premise
Apps: Vertrieb, CRM, Abonnements, Planung, Buchhaltung, Kundendienst, Projekte
Seit über 15 Jahren gestaltet das gründergeführte Unternehmen Gastronovi die Zukunft der Gastronomie und hat sich vom Start-up im Dachgeschoss zu einem Taktgeber der Branche mit über 150 Mitarbeitenden entwickelt.
Als Full-Service-Experte bietet das Bremer Unternehmen eine intelligente Komplettlösung, die den gesamten Organismus eines Gastronomiebetriebs digital abbildet. Die skalierbare und modulare Cloud-Plattform ermöglicht die ganzheitliche Digitalisierung nahezu aller operativen Gastronomie-Prozesse – u.a. mithilfe mobiler Bestellsysteme, Tischreservierungen und Küchenmonitore – als auch entscheidender Backend-Prozesse. Dazu gehören eine komplexe Warenwirtschaft, Kalkulation, umfangreiche Auswertungen, Marketing-Tools und eine vollintegrierte Payment-Lösung.Zusätzliche Schnittstellen zu externen Partnern vervollständigen das System und binden weitere relevante Geschäftsbereiche an. Auch beim Aufbau einer belastbaren Netzwerk- und Hardwareinfrastruktur sowie der Implementierung selbst unterstützt Gastronovi seine Kundinnen und Kunden in Deutschland, Österreich und der Schweiz und kann sich dabei auf einen Verbund aus hochspezialisierten Digitalisierungspartnern verlassen.
Das Versprechen an die Kunden ist klar: Gastronomen sollen wieder mehr Zeit haben, um das zu tun, was ihnen wirklich wichtig ist: Umsätze steigern, Zeit sparen, die Beratung verbessern und gleichzeitig die volle Kontrolle über ihre Zahlen behalten. Abläufe werden mit Gastronovi automatisiert, Kosten gesenkt und der Gewinn gesteigert.
Der Aufstieg der vier Gründer basiert auf ihrer Leidenschaft und ihrem Wissen um die Probleme der Branche. Doch Wachstum und Erfolg stellten das Unternehmen vor neue Bewährungsproben.
Wachstumsschmerzen und fragmentierte Daten – was passiert, wenn ein Start-up tatsächlich funktioniert
Kleine Teams haben einen entscheidenden Vorteil: Daten und Informationen fließen schnell und informell über den Schreibtisch. Doch je mehr Mitarbeitende hinzukommen, desto anfälliger wird dieser Austausch. Es entstehen Lücken im Informationsfluss und Daten werden fragmentiert. Das wird schnell kostspielig – sei es durch zeitaufwändige Synchronisierung zwischen Insellösungen oder durch Missverständnisse, die im schlimmsten Fall den Kunden verärgern. Genau vor dieser Herausforderung standen die Gründer von Gastronovi, als ihr Unternehmen rasant wuchs.
Gleichzeitig schwand die Übersicht. Ohne eine zentrale Plattform war es kaum noch möglich, den Status von Projekten, Ressourcen und wichtigen KPIs zuverlässig zu überwachen. Gastronovi nutzte damals Solve360 als CRM, Billomat für die Buchhaltung und verwaltete Unmengen an Daten in Google Sheets. Dieser Software-Flickenteppich konnte mit dem Wachstumstempo bald nicht mehr mithalten.
Eine neue, professionelle Lösung musste her. Das Team evaluierte Schwergewichte wie SAP, Microsoft Dynamics 365 und HubSpot. Doch keine dieser Optionen passte wirklich zur DNA des Unternehmens. Erst in Odoo fanden die Gründer eine Software, die sich dank ihrer modularen Struktur an das Erfolgsmodell von Gastronovi anpassen konnte – und nicht umgekehrt. Auch der Open-Source-Gedanke war und ist für die Gastronovi GmbH ein wichtiger Faktor.
“Single Source of Truth” - Odoo serviert Gastronovi Fakten
Der Wechsel auf ein neues ERP-System erfordert Mut. Man vertraut das operative Herzstück des Unternehmens einer neuen Technologie an. Gastronovi ging diesen Schritt 2015 und wurde belohnt. Was mit grundlegenden Funktionen begann, entwickelte sich schnell zu einer umfassenden Integration: Leadmanagement, CRM, Buchhaltung und Projektmanagement wanderten nacheinander auf die Odoo-Plattform. Mit jedem Schritt wuchs das Vertrauen in die Plattform – und auch die internen Kompetenzen. Mit wachsendem Wissen über Odoo erkannten sie weitere Möglichkeiten der Automatisierung, die Odoo ihnen bot.
Genau diese Automatisierungen sieht Gastronovi als Schlüssel zum Erfolg des weiteren Wachstums. Heute werden Aufgaben systemseitig erstellt und zugewiesen. Kauft ein Kunde beispielsweise einen Drucker, löst das System automatisch die Aufgabe „Netzwerkplanung“ für die Technik aus. Die Mitarbeitenden wissen sofort, was zu tun ist, und keine Information versandet in einem Softwaresilo. Ein weiterer Vorteil: In derselben Aufgabe lässt sich auch die investierte Zeit erfassen, wodurch Serviceleistungen am Ende präzise in Rechnung gestellt werden können.
“Automatisierungen sorgen für eine massive Unterstützung seitens Odoo, die es überhaupt erst möglich macht, dass sich ein Projektmanager vielen unterschiedlichen Projekten gleichzeitig widmen kann, ohne den Überblick zu verlieren. Dabei ist es unwichtig, wer der Kunde ist, ob kleine Bar oder große Franchisekette: Alle Konzepte können wir passend in Odoo umsetzen.” Andreas Jonderko, Managing Director of Gastronovi
Neben den Serviceleistungen organisiert Gastronovi auch die Logistik ihrer Hardwarekomponenten und das gesamte Abonnement-Management in Odoo. Nahtlos können diese Prozesse an die bestehenden Module angeschlossen werden. Durch diesen All-in-One-Ansatz hat sich die Datenqualität von Gastronovi massiv verbessert. Prozesse sind durchgehend nachvollziehbar, was die Grundlage für Analysen und Optimierungen ist. Das schafft Transparenz und damit auch rechtliche Sicherheit, da im Zweifel alle Abläufe einheitlich dokumentiert sind.
Nach anfänglichem Zögern hat sich das Vertrauen in die Plattform nicht als Abhängigkeit erwiesen, sondern als Sprungbrett. Der Erfolg motivierte Gastronovi, weitere Geschäftsprozesse in Odoo zu integrieren:
Reseller-Portale: Externe Partner erhalten einen zentralen Zugang zu allen relevanten Informationen. Das Interface vereinfacht komplexe Prozesse radikal, reduziert Rückfragen und erhöht die Schlagkraft im Vertrieb.
Botschafter-Programm: Ein voll automatisiertes Referral-Marketing-Tool. Odoo generiert Links, erfasst geworbene Kunden und ermöglicht die schnelle Auszahlung von Prämien.
Digitale Visitenkarten: Das System erstellt für alle User automatisch QR-Codes basierend auf den aktuellen Stammdaten – effizient und immer aktuell.
Heute kann Gastronovi dank der stabilen Prozesse über 300 Kunden pro Monat onboarden. Um das zu stemmen, baute das Unternehmen ein Inhouse-Odoo-Team aus mittlerweile sieben Entwicklern auf. Diese strategische Entscheidung verwandelte die Software von einer reinen Anwendung in ein echtes Betriebssystem für den Weg des Unternehmens vom Start-up zum Taktgeber der Branche.
Doppelte Leistung bei weniger Aufwand - Gastronovi macht das Meiste aus Odoo
Odoo bietet über 70 Apps an, die schnell installiert sind und direkt genutzt werden können. Aber Gastronovi ging noch einen Schritt weiter. Sie erkannten früh die Möglichkeiten für ihre konkreten Geschäftsabläufe und kombinierten ihr internes IT-Verständnis mit dem Potenzial von Odoo. So haben sie über 140 eigene Extensions selbst aufgebaut und tief in Odoo verankert. Das Resultat ist ein Unternehmen, das den schwierigen Sprung vom Start-up geschafft hat und nachhaltige Prozesse aufgebaut hat.
“Odoo hat sich für uns weit über ein klassisches ERP hinaus zu einem echten Steuerungs- und Enablement-System entwickelt. Besonders deutlich wurde das in den Bereichen, in denen wir den Effekt anfangs unterschätzt haben. Allen voran in der Zusammenarbeit mit unseren Resellern und Kunden.” Andreas Jonderko, Geschäftsführer Gastronovi
Odoo hilft Gastronovi nun seit 2015, Prozesse zu gestalten und zu optimieren. Inzwischen ist es ein fester Bestandteil der Firmen-DNA geworden und die “Odoo-Fans” von Gastronovi besuchen jährlich die Odoo Experience. Hier gewinnen sie wertvolle Einblicke in die aktuellen Entwicklungen von Odoo. Durch diese langjährige und tiefgehende Kooperation erreichte Gastronovi entscheidende Wettbewerbsvorteile:
Resultate
Transparenz: Egal ob Serviceleistung oder Bondrucker, alle Produkte werden vom ersten Lead bis zur Abrechnung in Odoos Apps erfasst und getrackt. Dieser „Blick unter die Haube“ liefert Echtzeit-Daten für strategische Entscheidungen.
Flexibilität: Dank der Automatisierung von Odoo konnte Gastronovi ein ERP-System einrichten, das sich ihren Anforderungen anpasst. Das Resultat ist eine Plattform, die die Mitarbeitenden unterstützt und sie befähigt, den hohen Qualitätsansprüchen gerecht zu werden.
Skalierbarkeit: Gastronovi hat sich auf Odoo eingelassen und wurde belohnt. Die Entscheidung, alle Prozesse in einer Plattform zu vereinen, erlaubte es ihnen, Strukturen zu schaffen, die anschließend einfach skaliert werden konnten.
Qualität: Durch das Ende der Datensilos steht der Kunde wieder im Fokus. Automatisierte Aufgaben und Erinnerungen garantieren eine gleichbleibend hohe Servicequalität, da kein Detail in der Betreuung mehr vergessen wird.
Am Ende sprechen die Zahlen für sich. Gastronovi konnte seine Produktivität in den Kernbereichen Vertrieb, Projektmanagement, Reporting und Rechnungsstellung um satte 100 % steigern. Der Mut, auf eine zentrale Plattform zu setzen, hat sich ausgezahlt: Weniger Verwaltungsaufwand bedeutet heute mehr Zeit für das Wesentliche – die Kunden.
