Name des Unternehmens: mute-labs GmbH
Standort: Deutschland
Branche: Produktion
Gegründet: 2018
Unternehmensgröße: 50+
Odoo-Benutzer: <50
Hostingtyp: Odoo.sh
Apps: Kontakte, CRM, Vertrieb, Buchhaltung, Lager, Einkauf, Kundendienst, Marketing-Auto., Odoo Studio
Implementierungspartner: much Consulting
mute-labs wurde 2018 in Berlin gegründet und hat es sich zur Aufgabe gemacht, den Zugang zu ruhigen und konzentrierten Arbeitsplätzen zu demokratisieren. Durch das Angebot schallisolierter Telefon- und Besprechungskabinen, die hochwertige Produktion, minimalistisches Design und erschwingliche Preise kombinieren, macht mute-labs Privatsphäre am Arbeitsplatz für jedes Team zugänglich.
Laute Gespräche, klappernde Tastaturen oder das durchdringende Lachen dieses einen Kollegen – moderne Büros sind voller Ablenkungen. Ruhige Bereiche für fokussiertes Arbeiten sucht man oft vergebens. Insgesamt berichten 49% von Mitarbeitenden, dass sie die Umgebungslautstärke in ihren Büros als unangenehm wahrnehmen. Das Problem: Schallisolierende Elemente wie Akustikkabinen fürs Büro sind oft teuer und kompliziert zu installieren.
Der mute-labs-Gründer Conradin Castell wollte genau dieses Problem lösen und traf einen Nerv. Mit den beiden Marken Berlin Acoustics und mute-labs hat sich das Unternehmen das Vertrauen von über 5.000 Kunden in ganz Europa erworben. Das Unternehmen wuchs und wuchs. Viele Prozesse und Softwarelösungen waren das Resultat von “learning-by-doing”. Als das Unternehmen eine gewisse Reife hatte, war klar: eine andere Lösung muss her.
Störgeräusche im System
In schnell wachsenden Unternehmen müssen sich Prozesse erst finden. Lösungen werden oft ad hoc eingeführt und wenn sie funktionieren, nicht mehr angefasst. So entstand auch bei mute-labs ein Wildwuchs an Softwarelösungen. Die Einzellösungen funktionierten in ihren jeweiligen Bereichen, wie CRM, Rechnungsstellung oder Lagerverwaltung, der übergreifende Blick fehlte jedoch. “Diese Tools halfen uns, schnell voranzukommen und waren einfach zu bedienen, aber sie waren nicht miteinander verbunden”, konstatiert das Team von mute-labs.
Mit so vielen Insellösungen verteilt sich auch jedes Reporting auf verschiedene Silos. Um einen Überblick zu gewinnen, wie sich das eigene Geschäft entwickelt, müssen die Informationen erst gesammelt und dann in Excel-Tabellen zusammengeführt werden. Echtzeit-Analysen sehen anders aus. Mit steigender Komplexität der Geschäftsprozesse wuchs die Gefahr, den Überblick zu verlieren.
“Wir hatten keine einzige Quelle der Wahrheit [... ] und wir erkannten, dass unsere IT-Einrichtung uns bald behindern würde.” Mit dieser Erkenntnis machte man sich auf die Suche nach einer IT-Lösung, die den eigenen Wachstumszielen gerecht werden konnte.
Warum Odoo das richtige ERP für professionelle und skalierbare Prozesse war:
All-in-One: Odoo liefert vom CRM bis zum Versand alle notwendigen Module, die ein produzierendes Unternehmen benötigt. Das eliminiert Schnittstellen und macht weitere Software (und Lizenzkosten) überflüssig.
Preis-Leistungsverhältnis und faire Preispolitik: Odoo schlug die Konkurrenz um Dynamics 365 und NetSuite auf Grund seiner klaren Preisgestaltung – ein Preis pro User, alle Apps inklusive.
Niedrige Wartungskosten: „Out-of-the-Box“ liefert Odoo eine Funktionsbreite, die viele Prozesse abdeckt. Das macht aufwändige Anpassungen und Sonderprogrammierungen überflüssig – und spart so langfristig Kosten.
Geräuscharme Implementierung
mute-labs kann seine Kabinen so kosteneffizient anbieten, weil das Unternehmen auf minimalistisches Design, Direktvertrieb und extrem kluges Projektmanagement in der Produktion setzen. Diese Projektmanagement-Kompetenzen halfen ihnen auch bei der Integration von Odoo. Für die Implementation der neuen Software designierten sie zwei interne Projektmanager, die gemeinsam mit den operativen Teams Bedürfnisse definierten und einen Plan erstellten.
Mit beratender Unterstützung der much. Consulting GmbH begann mute-labs dann 2022 mit der Einführung von Odoo. Dabei waren sie überrascht, wie zugänglich dieser Prozess ablaufen kann. “Die Implementierung von Odoo ist auch für Personen ohne technische oder Programmierkenntnisse machbar”.
Schritt für Schritt wurden die alten Ad-hoc-Lösungen abgelöst und durch ein übergreifendes System ersetzt. Zunächst bildete man die Vertriebs-, Finanz- und Lieferketten-Prozesse in der neuen Software ab. Vielfältige Anpassungsmöglichkeiten erlaubten es mute-labs, die Software so zu gestalten, wie es die eigenen Workflows bestmöglich unterstützte – komplett ohne Coding-Kenntnisse. Nachdem sich die Nutzung hier erfolgreich etabliert hatte, beschloss mute-labs auch weitere Prozesse mit Odoo zu optimieren und erweiterte die Nutzung auf Marketing und Kundendienst. Hier profitieren sie von Odoos Preismodell, bei dem nur User berechnet werden – alle Apps sind inklusive und stehen ohne zusätzliche Kosten mit einem Klick zur Verfügung.
Fokussiertes Arbeiten dank Odoo
Das Resultat der Transformation war ein einziges, verbundenes System, welches den gesamten Geschäftsprozess von mute-labs abbilden kann. Die Einführung von Odoo hatte direkt Auswirkungen auf die Produktivität und Effizienz verschiedener Bereiche:
Vertrieb und CRM: 80% mehr Produktivität dank klar strukturierter Pipelines, einheitlichem Kundenstamm und Live-Reportings. Odoo erleichtert dem Vertriebsteam die Arbeit und diese können sich jetzt voll auf die Kundenbetreuung konzentrieren.
Fertigungsplanung und Warenwirtschaft: Odoo löst Excel-Dateien und Slack-Nachrichten ab und ermöglicht einen klaren Durchblick in der gesamten Fertigungskette. Bei ihrem Kernprozess beobachtet mute-labs Effizienzgewinne von 80% - 100%.
Reporting: mute-labs spart hier bis zu 60% an Zeit. Odoo liefert eine einheitliche Datengrundlage, die in wenigen Klicks Echtzeit-Reportings generieren kann. Der Blick unter die Haube ist jetzt schneller und präziser.
Neben den harten Effizienzgewinnen bemerkte mute-labs noch einen kulturellen Nebeneffekt:
“Odoo fördert eine Kultur der praktischen Lösungen [...] Teams sind engagiert und enthusiastisch, wenn es darum geht, Wege zur Optimierung unserer Prozesse und der Datenbankeinrichtung vorzuschlagen, denn sie spüren, wie schnell wir Änderungen umsetzen können.”
