Beatriz Valencia Muñoz
Un2Trek es un club dedicado a la organización de actividades de montaña y naturaleza, con una presencia consolidada en la Comunidad de Madrid. Su propuesta combina salidas recurrentes de senderismo y marcha nórdica con actividades más técnicas como barranquismo, vías ferratas, raquetas de nieve y viajes temáticos. Cada año acompaña a numerosos grupos y a un volumen creciente de socios y participantes habituales, posicionándose como un actor de referencia local en experiencias guiadas de montaña, con un fuerte foco en la seguridad, la cercanía y la construcción de comunidad.
Digitalización integral de la gestión del club de senderismo con Odoo
El proyecto abordó la digitalización de la operativa interna de Un2Trek mediante la implantación de una plataforma unificada de gestión basada en Odoo. El objetivo principal fue reducir la carga administrativa, minimizar errores derivados del uso intensivo de herramientas ofimáticas y dotar al club de mayor control y trazabilidad sobre sus actividades y participantes.
Reto
Antes del proyecto, Un2Trek contaba con una web orientada a la captación y contratación de actividades, pero la gestión interna dependía en gran medida de hojas de cálculo, documentos ofimáticos y comunicaciones manuales. La información sobre reservas, pagos, plazas disponibles y participantes estaba fragmentada, lo que generaba una elevada dedicación a tareas administrativas, riesgo de inconsistencias y dificultad para disponer de una visión consolidada del club.
- La ambición era profesionalizar y unificar la gestión sin perder el carácter cercano y comunitario, dotando a Un2Trek de capacidades de control similares a las de una pequeña empresa: mejor planificación de salidas, seguimiento de socios y participantes y una base sólida para escalar el número de actividades y viajes sin que la gestión se convirtiera en un cuello de botella.
Enfoque
El enfoque se basó en utilizar Odoo como eje central de la gestión del club, sustituyendo progresivamente los procesos soportados en herramientas ofimáticas por flujos estructurados y trazables en la plataforma:
- Unificación de procesos en una sola herramienta, mapeando los procesos clave (alta de actividades, inscripciones, reservas, pagos y listados de participantes) y configurando los módulos necesarios para ventas, calendario y gestión de contactos.
- Modelo de datos y ficha estándar de actividad, definiendo una estructura homogénea para cada salida o viaje (tipo, fecha, localización, nivel, plazas y precio), facilitando la planificación, replicabilidad y análisis posterior.
- Gestión centralizada de socios y participantes, con un registro único que recoge el historial de participación, permitiendo identificar perfiles recurrentes, segmentar por nivel y preferencias y mejorar el control de asistencia.
- Automatización de tareas administrativas, como la generación de listados por actividad, el seguimiento del estado de las reservas y, cuando aplica, la emisión de documentación asociada a las salidas.
- Alineamiento con la web del club, manteniendo la web como canal de captación y venta, mientras Odoo actúa como back-office operativo, reduciendo la dependencia de ficheros dispersos.
- Formación y adopción, acompañando al equipo de Un2Trek para asegurar un uso autónomo de la herramienta en la operativa diaria.
Ciertos detalles técnicos se han adaptado u omitido para cumplir con NDA y políticas de Seguridad de la Información.
Resultados
- Reducción significativa de la carga administrativa, estimada en el entorno del 30–40% del tiempo dedicado a tareas de gestión, liberando recursos para el diseño de nuevas rutas y la atención a socios.
- Mayor control sobre plazas, reservas y ocupación, minimizando errores y reduciendo de forma notable el riesgo de sobre-reservas o descoordinaciones.
- Mejor conocimiento de la comunidad, gracias a un histórico estructurado que permite identificar participantes más activos y ajustar la oferta a sus intereses y niveles.
- Capacidad de escalar la oferta con mayor seguridad, aumentando el número de actividades y viajes sin comprometer la calidad, la seguridad ni el trato cercano.
- Visión más clara del rendimiento del club, facilitando análisis básicos sobre ocupación, estacionalidad y desempeño relativo de las distintas actividades, aportando una base objetiva para la toma de decisiones futuras.
En conjunto, la digitalización de la gestión de Un2Trek ha permitido evolucionar de un modelo apoyado en herramientas ofimáticas a una operativa más profesional, ordenada y escalable, alineada con el crecimiento sostenido de su comunidad de amantes de la montaña.
