Studio BARÁK s.r.o.
Procesy před optimalizací
Před optimalizací se projekty Studia Barák skládaly z mnoha vzájemně provázaných
úkolů, avšak koordinace mezi jednotlivými řešiteli byla převážně manuální. Členové
týmu často neměli jasnou informaci, kdy přesně mají se svou částí práce začít, a
předávání úkolů záviselo na osobní komunikaci a ručních follow-upech.
Prodej, realizace projektů a fakturace nebyly propojeny v jednom systému. V důsledku
toho bylo obtížné jednoznačně sledovat celý životní cyklus zakázky - od prvotního
leadu, přes prodané služby a realizovanou práci až po finální fakturaci. Vedení nemělo
k dispozici jednotný a spolehlivý přehled o stavu projektů, průběhu realizace ani o
připravenosti k fakturaci. Přestože byly projekty nakonec dokončeny, proces byl do
značné míry závislý na individuálních znalostech jednotlivců namísto systémového
řízení.
Procesy před optimalizací
Po implementaci je celý workflow Studia Barák řízen v jednom systému, který pokrývá
celý proces od generování leadů a prodeje až po realizaci projektů a fakturaci. Projekty
jsou strukturovány tak, aby odpovídaly reálnému fungování firmy, s jasně definovanými
úkoly, odpovědnostmi a návaznostmi. Každý řešitel ví, kdy jeho úkol začíná, protože
další krok je zahájen v návaznosti na dokončení předchozího úkolu.
Součástí optimalizace byl také sjednocený tok objednávky a fakturace. Klient může
objednat služby, obdrží výzvu k úhradě zálohy a všichni zapojení do projektu mají jasně
definované kroky, co a kdy mají udělat. Po dokončení zakázky je připravena finální
faktura, ve které je započtena uhrazená záloha. Pro klienta je celý proces jednoduchý a
přehledný — fakturu otevře a uhradí pomocí QR kódu.
Více než 140 automatizací nahradilo manuální činnosti, které byly dříve prováděny
ručně. Follow-upy jsou nyní řešeny systémově, odpovědné osoby jsou informovány v
reálném čase a klíčové akce jsou spouštěny na základě definovaných pravidel. Každý
důležitý krok v procesu je dohledatelný, což umožňuje přesně sledovat, kdo, kdy a jaký
krok provedl.
Výsledkem je vysoce optimalizovaný provoz, ve kterém systém aktivně podporuje tým
namísto toho, aby vytvářel třecí plochy. Koordinace projektů je rychlejší, spolehlivější a
méně závislá na jednotlivcích, zatímco vedení má plnou transparentnost nad
probíhajícími zakázkami, dokončenými výstupy i připraveností k fakturaci. Nastavení
zároveň vytvořilo škálovatelný základ pro další růst společnosti.
