Janssens Kassasystemen B.V.

Groei vraagt om meer dan een systeem dat bijhoudt. Hoe Janssens Kassasystemen OrderDirect achter zich liet.

26 medewerkers, tientallen klanten, complexe serviceprocessen. En een systeem dat al een tijdje niet meer meegroeit.

Wie is Janssens Kassasystemen?

Janssens Kassasystemen levert Until kassasystemen en technische dienstverlening. Het bedrijf is de afgelopen jaren gestaag gegroeid naar een team van 26 medewerkers. Ze bedienen klanten met installaties, onderhoud en support, waarbij planning, projectbeheer en facturatie allemaal nauw met elkaar verweven zijn.

De uitdaging: een systeem dat de groei niet meer bijhoudt

Janssens werkte met OrderDirect. Het deed wat het moest doen, totdat het dat niet meer deed. Het systeem werd niet langer doorontwikkeld en bood te weinig flexibiliteit voor de volgende stap.

In de praktijk betekende dat: medewerkers zonder mobiel inzicht in hun opdrachten, een planning die los stond van de rest, handmatige overdracht tussen systemen en management dat geen goed beeld had van de prestaties. Naarmate het bedrijf groeide, groeide ook de administratieve rompslomp.

De aanpak: gefaseerd, zodat het bedrijf gewoon door kon draaien

Een volledige systeemwissel in één keer is voor een bedrijf van deze omvang geen optie. KJ koos voor een gefaseerde aanpak waarbij elke fase live ging voordat de volgende startte.

Eerst werden CRM en verkoop ingericht, inclusief abonnementsbeheer voor terugkerende servicecontracten. Daarna volgde projectmanagement met standaard takenpakketten per type order, zodat elke monteur precies weet wat er van hem verwacht wordt. De helpdesk werd ondergebracht in Odoo, met inzicht in bestede uren per klant. Facturatie werd gestroomlijnd en gekoppeld aan Exact. Urenregistratie loopt nu direct vanuit projecten. Als laatste fase werd ook de volledige boekhouding in Odoo ingericht.

Het resultaat

OrderDirect is volledig uitgefaseerd. Janssens werkt nu met één systeem voor CRM, projecten, planning, helpdesk, facturatie en boekhouding. Medewerkers hebben mobiel inzicht in hun opdrachten. Het management heeft overzicht over prestaties per klant en project. De handmatige overdracht tussen systemen is verleden tijd.

Herken je dit?

Groeiende bedrijven in de technische dienstverlening lopen vroeg of laat tegen hetzelfde aan: een systeem dat ooit goed genoeg was, maar de complexiteit van nu niet meer aankan. KJ Software helpt je om die stap te zetten, gefaseerd en beheerst.

Benieuwd wat dat voor jouw organisatie betekent? Ga naar www.kjsoftware.nl en plan een vrijblijvende kennismaking in.