+Alpha Pharmaceuticals GmbH

Wie lassen sich komplexe Prozesse der Pharma-Industrie in einem ERP-System abbilden?

Einführung Odoo 9 Enterprise am Beispiel der +Alpha Pharmaceuticals GmbH

Der Kunde

+ Alpha Pharmaceuticals GmbH (+ Alpha ') ist ein Parallelimporteur.+ Alpha ist ein Teil von MSA Global Holdings Limited (“MSA"), mit dem Hauptsitz in Großbritannien. + Alpha hat einen konsolidierten Umsatz von ca. Euro 48 Mio. in 2016 und hat große Fachkenntnisse in der Pharmabranche. MSA ist ein inhabergeführtes unabhängiges Familienunternehmen. Es wird geschätzt, dass der Umsatz bis zum Jahr 2020 auf Euro 80 Mio. wächst. Das Geschäftsmodell von + Alpha- ist, Originalarzneimittel und Medizinprodukte aus den EU-Mitgliedstaaten zu importieren, zu verpacken und sie an deutsche Apotheken zu verkaufen. Das Modell nutzt die Möglichkeit, EU-Preisunterschiede wahrzunehmen und damit immer den besten Preis für Originalpräparate zu gewährleisten. Parallelimporteure wie + Alpha spielen eine entscheidende Rolle bei der Einsparungen von Gesundheitskosten.

Die Anforderungen

Nachdem das bisherige ERP-System nicht mehr den Anforderungen des Kunden gerecht werden konnte, hat sich +Alpha für die Implementierung eines neuen ERP-Systems entschieden. Abgesehen von den generellen Leistungsmerkmalen einer ERP-Software, musste die neue Lösung in der Lage sein, komplexe Verfahren im Bereich der Pharmaindustrie, speziell im Bereich der Umverpackung und des Chargenhandlings, abbilden zu können.

Die Aufgabenstellung

• Analyse der Geschäftsprozesse

• Beratung & Projektplanung

• Redesign der Geschäftsprozesse

• Hosting

• Datenübernahme Produkte

• Qualität

- Freigebeprozesse und Berechtigungen

- Chargen und Haltbarkeit

• Produktion

- Chargenfreigabe und -tracking

- Verpackungsprozesse & Etiketten

• Lager

- Chargen und Lagerrouten

- Qualitätsfreigaben und Qualitätslager

• Einkauf & Verkauf

- Anforderungen der Pharmaindustrie (GMP)

• Buchhaltung

• Mitarbeiterverwaltung

Unsere Lösung

Auf Basis von Odoo 9 Enterprise, haben wir ein neues ERP-System implementiert, welches die prozessübergreifende Zusammenarbeit bei +Alpha ermöglicht und den Besonderheiten in der Pharmaindustrie Rechnung trägt. Um die bestmögliche Verfügbarkeit und Wartung des Systems darstellen zu können, wird das System durch IT IS im eigenen Rechenzentrum in Deutschland gehostet. Die hohen Qualitätsanforderungen in der Pharmabranche haben neben Qualitätssicherungs- und Freigabeprozessen auch vor allem die Anforderungen im Bereich der Chargenverwaltung und Haltbarkeit von Produkten bestimmt, welche sich auch in der Abbildung der Lagerverwaltungund den Verpackungsprozessen niedergeschlagen haben. Nachdem auch die Bereiche Einkauf, Verkauf, Finanzwesen und Mitarbeiterverwaltung über das ERP-System abgebildet werden, konnten die Unternehmensprozesse gesamtheitlich in der Software dargestellt werden, wodurch eine kürzere Bearbeitungszeit und erhöhte Effizienz erzielt werden konnte. Auf Basis der vollständigen Daten, ist somit auch die Erstellung aussagekräftiger Geschäftskennzahlen und Reports möglich.

How to implement complex processes of the pharmaceutical industry in an ERP-System?

Implementation of Odoo 9 Enterprise using the example of +Alpha Pharmaceuticals GmbH.

The customer

+ Alpha Pharma GmbH ('+ Alpha') is a parallel import company. + Alpha is part of MSA Global Holdings Limited ('MSA') which is headquartered in the UK and has a consolidated turnover in 2015 of circa Euro 48,000,000 and has tremendous expertise in the pharmaceutical business. MSA, an owner driven, independent family company, estimates to grow to Euro 80,000,000 revenue by 2020.

+ Alpha's business model is to import original branded pharmaceuticals and medical devices from EU Member States, re-pack them and sell them to German pharmacies. This model is designed to take advantage of EU price arbitrages and to focus on getting the best value for money for highly sought after original branded medications. Parallel Import companies like + Alpha play a critical role in savings for healthcare budgets.

The Requirements

The current ERP-system of +Alpha did not commit to their requirements for a business system anymore, so the company decided to implement a new ERP system.

Apart from the general features an ERP software should offer, the new solution was requested to be able to portray complex processes of the pharmaceutical industry.

Our Tasks

• analysis of business processes

• consulting and project management

• re-design of business processes

• Hosting

• Data migration for products

• Quality

- approval processes and authorizations

- lots/batches and durability

• Production

- lot release and -tracking

- packaging and labels

• Warehouse

- lots and storage routes

- Quality and storage releases

• Purchase & Sales

- requirements of medical industry

• Accounting Department

• Human Resources

Our solution

Based on Odoo 9 Enterprise, and accommodating all kinds of specialties connected to the pharmaceutical industry, we implemented a new ERP-System, which allowed a process crossing cooperation for the+ Alpha. To provide high quality availability of the system and proper maintenance, Odoo is hosted by IT IS in our own data center in Germany. High quality requirements in pharmaceutical industry intensively influenced all processes of quality management and releases, as well as customer requirements concerning the administration of lots and durability. This was also reflected in the implementation of warehouse administration. Higher efficiency and a shorter processing time were enabled by implementing purchase, sales, finance and human resources in the ERP-system, too. All processes in one system – this was the base for the creation of meaningful hard facts concerning financial figures and reports.